Privacy- en cookiesverklaring

Stichting Quiet Nederland (“Quiet Nederland”), en elke stichting die een Quiet Community vormt (“Quiet Community + naam plaats”), hierna samen te noemen ‘Quiet’,  verwerkt persoonsgegevens van diverse groepen natuurlijke personen. Te denken valt aan bezoekers van de website(s), sollicitanten, werknemers, ZZP’ers, vrijwilligers, sponsors, supporters, donateurs, financiers, de zogenaamde Quiet-members, hierna te noemen ‘members’, en andere personen waarmee Quiet contact onderhoudt. Quiet verwerkt die persoonsgegevens in overeenstemming met de geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (“AVG”). In deze verklaring geeft Quiet informatie over hoe zij de persoonsgegevens verwerkt en welke mogelijkheden u in dat kader heeft. Deze privacyverklaring geldt onder meer voor bezoekers van de volgende domeinnamen en bijbehorende subdomeinnamen: www.quiet500.nl, www.quiet500.nu, www.quiet.nl, www.ikdeelquiet.nl en www.quietcommunity.nl

Cookiesbeleid

Alle genoemde domeinnamen bevatten cookies die bedoeld zijn voor analytische doeleinden, te weten Google Analytics. De instellingen van Google Analytics zijn op alle websites conform de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens ingericht (anonimiseren). Hiermee voldoen de websites op het gebied van cookies aan de AVG.

Verder bevatten de websites enkel cookies voor functioneel gebruik. Wanneer u een reactie achterlaat op onze site, kunt u aangeven of uw naam, e-mailadres en website in een cookie opgeslagen mogen worden. Dit doen we voor uw gemak zodat deze gegevens niet opnieuw hoeven te worden ingevuld bij een nieuwe reactie. Deze cookies zijn een jaar lang geldig.

Indien u een account heeft en inlogt op deze site, slaan we een tijdelijk cookie op om te bepalen of uw browser cookies accepteert. Dit cookie bevat geen persoonlijke gegevens en wordt verwijderd zodra de browser sluit.

Zodra u inlogt, zullen we enkele cookies bewaren in verband met uw login informatie en schermweergave opties. Login cookies zijn twee dagen geldig en cookies voor schermweergave opties één jaar. Wanneer u “Herinner mij” selecteert, wordt uw login twee weken bewaard. Zodra u uitlogt van uw account, worden login cookies verwijderd.

Wanneer u een bericht wijzigt of publiceert wordt een aanvullende cookie door uw browser opgeslagen. Deze cookie bevat geen persoonlijke data en heeft enkel het post ID van het artikel wat u heeft bewerkt in zich. Deze cookie is na een dag verlopen.

De websites bevatten géén cookies voor advertentie- of marketingdoeleinden.

Verwerkingsverantwoordelijke contactgegevens

Deze privacyverklaring ziet op verwerkingen die worden verricht door Quiet.

De contactgegevens van Quiet Nederland zijn:

Stichting Quiet Nederland
Hoflaan 23, 5044 HA Tilburg
KvK-nummer 58866469
E-mailadres: privacy@quiet.nl
Website: www.quiet.nl

De contactgegevens van alle lokale Quiet Community’s zijn te vinden op bovengenoemde website.

Voor alle vragen over privacy kunt u zich bij Quiet wenden tot bovengenoemd mailadres of postadres, ongeacht de vraag of woonplaats.

Doeleinden verwerking

Uw persoonsgegevens kunnen door u of een ander aan Quiet, of aan een aan Quiet verbonden persoon, worden verstrekt in persoon, per post of via een e-mail. De gegevens van members en sponsoren komen in een online platform terecht. In het platform wordt diverse informatie opgeslagen van members (NAW-gegevens, geslacht, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, inschrijflocatie, voor- en achternaam gezinsleden, geboortedata gezinsleden, type relatie gezinsleden, geslacht gezinsleden) en sponsoren (bedrijfsnaam, voor- en achternaam contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer en NAW-gegevens). Ook van andere natuurlijke personen kunnen voor diverse doeleinden persoonsgegevens zoals NAW-gegevens, foto of contactgegevens worden verwerkt. Quiet zal deze en andere verstrekte persoonsgegevens kunnen verwerken voor de volgende doeleinden:

• het leggen en onderhouden van contact;
• het beantwoorden van door u gestelde vragen of het verstrekken van door u gevraagde informatie;
• het werven en selecteren van kandidaten om een sollicitatieprocedure mee te starten en het doorlopen van een sollicitatieprocedure, zowel voor medewerkers als vrijwilligers;
• het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten, zoals een arbeidsovereenkomst, vrijwilligersovereenkomst, dienstverleningsovereenkomst of schenkingsovereenkomst;
• het verlenen van diensten door Quiet aan members, met name de matching van producten en diensten van sponsoren;
• het schenken van producten en verlenen van diensten door sponsoren aan members;
• statistische analyses;
• het aangaan en voortzetten van een memberrelatie, vrijwilligersrelatie of sponsorrelatie;
• het voeren van een juiste administratie en intern beheer (interne controles, keurmerken, intern onderzoek), waaronder de personeels- en salarisadministratie, vrijwilligersadministratie, sponsoradministratie en memberadministratie; 
• het maken en bieden van managementrapporten en -informatie;
• het controleren en betalen van declaraties en facturen;
• het voeren van een juist contractmanagement (o.a. contracten aangaan, bewaren en juist uitvoeren);
• het behandelen van eventuele klachten en het oplossen van geschillen; 
• het voldoen aan onze juridische en wettelijke verplichtingen;
• toegang verstrekken tot terreinen, gebouwen en lokalen van Quiet;
• ter waarborging van de veiligheid van u, andere personen en goederen;
• ter preventie, onderzoek, opsporing of vervolging van strafbare feiten of het instellen van een civielrechtelijke procedure;
• te informeren over ontwikkelingen binnen Quiet;
• marketing- en communicatie activiteiten.

Quiet verwerkt de verkregen persoonsgegevens alleen voor bovenstaande doeleinden. Quiet zal vóór verwerking van uw persoonsgegevens voor andere doeleinden, contact met u opnemen om u de kans te bieden bezwaar te maken tegen verdere verwerking.

Rechtsgrond(en) voor de verwerking

De verwerkingen in het kader van de hiervoor genoemde doeleinden hebben elk minimaal een rechtsgrond. Deze rechtsgronden zijn:

Toestemming

De door u verleende vrije, expliciete, ondubbelzinnige toestemming om te mogen verwerken (bijvoorbeeld om persoonsgegevens op te mogen slaan in het kader van het matchen van een member aan een product of dienst van een sponsor). Als Quiet persoonsgegevens verwerkt op basis van de door u verleende toestemming, heeft u te allen tijde het recht deze toestemming in te trekken. Indien verwerking uitsluitend plaatsvindt op basis van de door u verleende toestemming, dan mag er, nadat u uw toestemming heeft ingetrokken, geen verdere verwerking meer plaatsvinden. Het intrekken van de toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan, onverlet.

Uitvoering van een overeenkomst

De verwerking van persoonsgegevens die noodzakelijk is omdat de tussen Quiet en u tot stand gekomen overeenkomst dit verlangt. Denk hierbij aan de vrijwilligersovereenkomst, dienstverleningsovereenkomst of schenkingsovereenkomst.

Precontractuele maatregelen

Het op uw verzoek nemen van maatregelen vóór het sluiten van een overeenkomst met als doel het kunnen sluiten van deze overeenkomst (bijvoorbeeld het verkrijgen van informatie van een sollicitant of het checken van referenties om later een arbeidsovereenkomst te kunnen sluiten).

Belangenafweging

Wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Quiet of van een derde (bijvoorbeeld ter behandeling van klachten). Als Quiet persoonsgegevens (mede) verwerkt op basis van een belangenafweging, dan zal Quiet de gerechtvaardigde belangen vermelden en u hierover informeren.

Gevolgen niet verstrekken persoonsgegevens

Quiet zal u vooraf informeren over gevallen waarin u verplicht bent om persoonsgegevens te verstrekken die vervolgens door Quiet verwerkt moeten worden op grond van:

• een wettelijke of contractuele verplichting en/of; 
• omdat dit een noodzakelijke voorwaarde is om een overeenkomst te kunnen sluiten of een dienst te kunnen verrichten. In dat geval zal u tevens worden geïnformeerd over de gevolgen die verbonden zijn aan uw eventuele weigering om deze persoonsgegevens te verstrekken.

Wanneer u deze persoonsgegevens niet (volledig) aanlevert, dan zal Quiet met u geen overeenkomst kunnen sluiten of relatie kunnen aangaan, haar overeenkomst of relatie met u moeten beëindigen en/of haar overeenkomst met u niet (volledig of correct) kunnen uitvoeren. In iedere fase van de uitvoering van de overeenkomst of een bestaande relatie tussen Quiet en u kan om aanvullende persoonsgegevens worden gevraagd. Daarbij zal worden toegelicht wat de consequentie is wanneer deze persoonsgegevens niet worden verstrekt.

Bewaartermijnen

Als u algemene informatieverzoeken doet en/of vragen stelt, dan bewaart Quiet uw persoonsgegevens die aan haar verstrekt worden zolang er onafgebroken contact is over één en hetzelfde onderwerp. Nadat er gedurende een jaar geen contact meer heeft plaatsgevonden dan zullen uw persoonsgegevens binnen de daaropvolgende vier weken worden verwijderd.

Als u als member of sponsor een relatie heeft met Quiet, dan bewaart Quiet uw persoonsgegevens tot uw afmelding of opzegging, waarna uw gegevens binnen een jaar verwijderd of geanonimiseerd zullen worden. 

In het geval Quiet met u een overeenkomst heeft gesloten, dan bewaart Quiet uw persoonsgegevens gedurende de looptijd van de overeenkomst, tot een jaar na het beëindigen van de overeenkomst.

In het geval van klachten of geschillen worden uw persoonsgegevens bewaard gedurende de behandeling van deze klachten en geschillen. Wanneer het duidelijk is dat een klacht of geschil is opgelost dan zullen de daarvoor bewaarde persoonsgegevens worden verwijderd.

Van bovenstaande bewaartermijnen kan worden afgeweken, indien er reden is de gegevens voor een langere periode te bewaren, denk aan een langere verjaar- of vervaltermijn van mogelijke aanspraken, de mogelijkheid van juridische procedures of een wettelijke verplichting bepaalde gegevens voor een langere duur te bewaren.

Aanvullende informatie over verstrekking en verwerking

Uw persoonsgegevens zullen niet aan andere ontvangers worden verstrekt, behoudens in een van de omschreven omstandigheden (bijvoorbeeld het verstekken van bepaalde persoonsgegevens van een member aan een sponsor indien dit voor de verzilvering van een match noodzakelijk is). Er is géén sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan derde landen of internationale organisaties. Tot slot vindt er geen geautomatiseerde besluitvorming en profilering plaats, behoudens de matching van members en aanbiedingen van sponsoren via het online platform op basis van de door de member aangeleverde matchingscriteria.

Uw toestemming

Met uw toestemming kan Quiet uw persoonsgegevens aan derden verstrekken. Dit geldt slechts voor gevallen waarbij duidelijk is dat uw toestemming ziet op specifieke persoonsgegevens en derden.

Externe verwerking

Quiet verstrekt persoonsgegevens aan derden zodat zij deze gegevens voor Quiet kunnen verwerken, op basis van instructies van Quiet en in overeenstemming met het privacybeleid en andere passende vertrouwelijkheids- en beveiligingsmaatregelen. Onder deze derden verstaat Quiet onder meer haar ICT-dienstverleners (zoals Freshheads, het bedrijf dat het platform bouwt en beheert) en postbezorgdiensten.

Quiet werkt voorts met relatiebeheersoftware (HubSpot, Salesforce), mailsoftware (Mailchimp, Gmail) en met bestandendeelsoftware (Dropbox, Google Drive).

Juridische redenen

Quiet deelt uw persoonsgegevens als zij van mening is dat dit noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving, wettelijke procedures of verzoeken van overheidsinstanties.

Beveiliging persoonsgegevens

Quiet heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan. Dit zijn enerzijds preventieve maatregelen: maatregelen die voorkomen dat een dreiging leidt tot verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking. Anderzijds heeft Quiet detectieve en repressieve maatregelen genomen: maatregelen die, wanneer verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking onverhoopt toch plaatsvindt, het incident zo snel mogelijk detecteren en de gevolgen daarvan zoveel mogelijk beperken. Ook heeft Quiet herstelmaatregelen en correctieve maatregelen genomen voor het geval onverhoopt verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking plaatsvindt. Quiet evalueert doorlopend de genomen maatregelen en waar nodig, mogelijk en passend worden doorlopend verbeteringen doorgevoerd.

Privacyrechten

Op grond van de privacywetgeving heeft u verschillende individuele rechten waarop u een beroep kunt doen. Het betreft het recht op inzage/kopie, het recht op rectificatie, het recht om persoonsgegevens te laten wissen (het ‘recht om vergeten te worden’), het recht op beperking van de op u betreffende verwerking, het recht om bezwaar te maken en het recht van overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens. Deze rechten zijn niet absoluut. Dat wil zeggen dat Quiet niet in alle gevallen gehoor hoeft te geven aan een beroep op één van voornoemde rechten. Binnen een maand nadat Quiet een verzoek van u heeft ontvangen waarbij een beroep wordt gedaan op één van voornoemde rechten, zal Quiet u informeren. Daarbij zal Quiet bijvoorbeeld aangeven of aan het verzoek gevolg gegeven is of dat de beoordelings- en reactietermijn van een maand verlengd moet worden. Het uitoefenen van de recht(en) door u is in beginsel kosteloos. U kunt enkel uw rechten uitoefenen door een verzoek in te dienen via privacy@quiet.nl .

Autoriteit Persoonsgegevens

Mocht u ondanks de zorgvuldige aanpak van Quiet op het gebied van de verwerking en bescherming van persoonsgegevens een klacht hierover hebben, dan heeft u op grond van de privacywetgeving het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Zie hiervoor de website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl 

Wijzigingen privacyverklaring

Deze privacyverklaring geldt vanaf 1 april 2020 en kan worden gewijzigd. De gewijzigde privacyverklaring zal op deze website met vermelding van de nieuwe ingangsdatum worden gepubliceerd. Dat sprake is van een wijziging zal duidelijk kenbaar worden gemaakt.